Vous avez probablement utilisé BeDesk Express pendant de nombreuses années avec beaucoup de satisfaction. Cependant, les choses changent et les normes en vigueur changent aussi. Avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire, il est devenu nécessaire de concevoir une nouvelle plateforme destinée à répondre aux nouvelles obligations. Cette nouvelle plateforme, c’est Simpluse !

Simpluse est une plateforme conçue et développée pour répondre aux nouvelles normes de facturation qui entreront en vigueur très bientôt. En Belgique et en France, toutes les entreprises, quelle que soit la taille, devront dorénavant émettre des factures électroniques. Un délai est accordé pour réaliser ce changement, mais l’échéance ultime est fixée pour janvier 2026. Par la suite, vous ne pourrez plus envoyer vos factures dans le format papier ou PDF.

Pour rappel, une facture électronique n’est pas une facture PDF. Il s’agit d’un format spécifique et normalisé destiné à être transmis exclusivement via une plateforme de transmission de factures électroniques. Ces plateformes de transmission de factures électroniques sont directement reliées aux organes de l’Administration fiscale. Le but principal de cette nouvelle disposition est, bien sûr, de combattre la fraude. Personne ne peut échapper à ce changement. Cela vous affectera aussi inévitablement. Et, ce même si vous avez une micro-entreprise ou que vous êtes auto-entrepreneur.

Ainsi, contrairement à BeDesk Express, Simpluse est capable de produire et de transmettre des factures électroniques dans le format en vigueur dans votre pays. Voilà pourquoi, il est très important, pour vous, de démarrer la facturation de votre entreprise avec Simpluse, le plus rapidement possible.

Il est vraiment très facile de passer à Simpluse et de commencer à utiliser l’application Simpluse.app.

Pour cela, suivez les étapes suivantes :

Comme BeDesk Express est un logiciel conçu il y a plus de 20 ans maintenant, il vous a offert une très grande liberté d’édition. Vous pouviez notamment enregistrer les coordonnées de vos clients sans aucun contrôle particulier. Puisque la législation était assez souple pour vous y autoriser, pourquoi vous en priver ?

Cependant, avec l’arrivée de la facturation électronique, il n’est plus question de saisir vos informations sans respecter les nouvelles normes imposées. Il est maintenant nécessaire de vérifier et contrôler chaque entrée. Celles-ci doivent respecter les formats prédéfinis, sans quoi, vos factures seront rejetées lorsque vous les enverrez. Bien entendu, il est évident que si vous ne pouvez pas à transmettre vos factures, vous ne serez pas payé non plus. Il est donc très important de s’assurer que chaque fiche de contact soit correctement éditée et contient bien toutes les informations normalisées désormais obligatoires.

Vous pouvez, bien entendu, passer en revue chaque fiche de contact de votre ancien logiciel BeDesk Express et remplir chaque champ dans le format requis. C’est un travail fastidieux et qui nécessite des compétences qui échappent à la plupart des utilisateurs. Il faut, par exemple, être en mesure de reformuler les champs téléphoniques dans le format E164, s’assurer que le code ISO3166 est correctement sélectionné, contrôler le numéro de TVA européen, etc. Ce travail doit être répété pour chaque contact client un par un. Ce n’est que lorsque toutes ces informations seront corrigées et validées qu’elles pourront être importées dans Simpluse. Cette contrainte découle directement des nouvelles obligations. Vous ne pouvez pas indiquer d’informations erronées sur vos factures. Tout doit être vérifié et contrôlé pour que vos factures puissent être acceptées.

Le support technique du logiciel BeDesk Express peut donc vous aider en vous proposant une intervention qui consiste à récupérer, corriger, compléter et importer vos anciennes données de contacts BeDesk Express dans Simpluse. N’hésitez pas à contacter le support technique BeDesk Express à ce sujet.

Comme vous le savez sans doute, il est interdit de créer des doubles de factures et, encore moins, d’un facturier.

Si cela était possible, vous pourriez disposer de deux facturiers quasiment identiques avec lesquels vous pourriez émettre des factures pratiquement similaires, mais différentes. En d’autres termes, vous pourriez émettre des fausses factures.

Il est bien évident que nous ne pouvons pas vous aider à mettre ce genre de facturation en place.

Nous ne pouvons donc pas importer vos anciens documents. Ce sont des originaux. Vous devez les conserver et les archiver tels quel. À priori, vous les avez extraits et archivés au fur et à mesure de votre utilisation de votre ancien logiciel. Cette extraction était nécessaire pour communiquer vos documents à vos clients, à votre comptable et pour constituer vos archives légales. Par conséquent, vous n’avez plus besoin du logiciel BeDesk Express dès lors que votre ancien facturier se termine.

En passant sur une nouvelle application, vous démarrez un nouveau facturier. Ainsi, la question de la récupération des anciennes factures ne se pose pas. Il s’agit d’originaux uniques qui doivent être conservés tels quel par vos propres moyens et d’une manière indépendante du logiciel qui a permis de les créer. Cette règle est valable quelle que soit l’application concernée. Elle s’applique donc, par conséquent, aussi à BeDesk Express et Simpluse.

Lorsque vous serez passé à Simpluse, vous n’aurez probablement plus besoin de votre ancien logiciel BeDesk Express. Vous serez alors libre de choisir si vous prolongez votre licence ou non. Certains trouvent, en effet, plus pratique d’utiliser le logiciel pour effectuer des recherches dans l’historique que de le faire à la main. Mais, il s’agit d’un choix tout à fait optionnel.