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Publier et distribuer un document
Pour pouvoir publier un document, celui-ci doit préalablement avoir été créé à partir de la fiche du client ou à partir d’un autre document (par exemple, un devis).
Ensuite, lorsque le document est correctement édité, vous devez le publier pour le valider et enregistrer sa version finale.
Enfin, vous pourrez télécharger le document au format PDF ou le faire parvenir à votre client directement à partir de l’application. Cette dernière opération est appelée distribution.
Pour cela il suffit de suivre les étapes suivantes :
Pour publier un document, vous devez ouvrir son aperçu. De cette manière, vous pouvez vérifier et valider le document avant de le publier. Pour cela, cliquez sur le bouton « Aperçu et validation » situé dans la barre de l’application.
Lorsque vous observez l’aperçu du document, assurez-vous qu’il est complet et correct. Si c’est le cas et que vous n’avez plus de modification à apporter, cliquez sur le bouton « Publier » dans la barre de l’application. De cette manière, vous validez et publiez le document. Un document publié est protégé contre les modifications. Il s’agit de la version finale du document que vous mettez à disposition de votre client.
Pour distribuer le document, cliquez d’abord sur le bouton « Partager » qui apparaît maintenant dans la barre de l’application.
Vous pouvez à présent choisir la méthode de distribution du document. Bien sûr, vous pouvez télécharger et imprimer vous-même le document. Mais vous pouvez aussi l’envoyer directement à votre client à partir de l’application Simpluse. Pour cela, sélectionnez l’option « Envoyer par e-mail ».
Vous pouvez envoyer directement votre document à partir de l’application. Assurez-vous que l’adresse e-mail de votre correspondant est correct. Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser le sujet et le corps du message. Le document sera ajouté en tant que pièce jointe du message. Pour le reste, il suffit de vous laisser guider par l’application. C’est très facile!
N’oubliez pas de télécharger une copie du document pour vos archives. Vous pouvez aussi ajouter un accès utilisateur supplémentaire pour votre comptable. De cette manière, il pourra lui-même directement récupérer vos documents et les états de votre facturation pour établir la comptabilité de votre entreprise. Vous pouvez ajouter cet accès à partir des paramètres de configuration de votre base de données, sous la rubrique « Utilisateurs ». Pour cela, vous devez utiliser l’application Simpluse pour les administrateurs.